Documentos e Assinaturas - MarQ HR
+34% de NMRR · 90% de redução no tempo do RH · IA integrada para atribuição automática
2 de mar. de 2026
Gestão de documentos em empresas de RH parece um problema simples até você mapear o que acontece na prática. Não é um problema de tecnologia. É um problema de processo mal desenhado que virou rotina.
O que o RH vivia todo mês
Para enviar holerites para uma equipe de 400 pessoas, o profissional de RH passava por uma sequência absurda de etapas manuais. A contabilidade entregava um PDF único. O RH precisava sair da plataforma, usar ferramentas externas como o ILovePDF para dividir o arquivo, renomear cada página manualmente, voltar para o sistema, atribuir um por um para os colaboradores e ainda enviar cada documento para coleta de assinatura.
Etapa | Problema |
|---|---|
Receber PDF único da contabilidade | Sem processamento automático |
Dividir o PDF em partes | Dependia de plataformas externas |
Renomear cada arquivo | Processo completamente manual |
Atribuir para cada colaborador | Um por um, sem inteligência |
Enviar para assinatura | Fluxo separado, sem integração |
Baixar comprovantes | Um arquivo por vez |
Esse fluxo repetia todo mês. Para centenas de colaboradores. Era o tipo de problema que as pessoas param de reclamar porque assumiram que não tem solução melhor.
O que os dados diziam
Quatro sinais me indicavam que era hora de redesenhar essa feature completamente:
Retrabalho constante em renomeação de documentos relatado por clientes
Ausência total de ações em massa, que era a principal queixa dos gestores de RH
Fluxos confusos com baixa paridade em relação a concorrentes do mercado
Necessidade latente por assinatura digital integrada que o produto ainda não resolvia
Mapeei esse problema antes de qualquer wireframe. A decisão de transformar Documentos e Assinaturas em uma feature estratégica partiu de mim, a partir da leitura do que os usuários precisavam e do que o mercado de HRTech já estava entregando.
Mapeando a jornada real antes de qualquer solução
O ponto de partida foi mapear o fluxo real do profissional de RH, não o fluxo que a plataforma assumia que ele seguia. Conduzi análise da jornada completa de envio de documentos, da chegada do PDF da contabilidade até a coleta da assinatura e o arquivamento do comprovante.
O diagnóstico foi preciso: a plataforma resolvia partes do problema mas obrigava o usuário a sair do sistema para completar tarefas críticas. Usar o ILovePDF para dividir um PDF não é um workaround aceitável para um produto de gestão de RH. É uma falha de produto.
A hipótese central
Com o mapeamento em mãos, defini a hipótese que guiou todo o redesign: se o sistema eliminar cada etapa manual do fluxo de envio de documentos, o tempo operacional do RH cai de forma significativa e a adesão à feature aumenta proporcionalmente.
"Don't make me think." — Steve Krug. Cada etapa manual que o RH precisava executar fora do sistema era uma pergunta que o produto não estava respondendo.
Onde a IA entrou
A decisão de integrar inteligência artificial à feature não foi cosmética. Ela nasceu de uma limitação real: atribuir documentos para centenas de colaboradores manualmente era o gargalo principal do fluxo. Com IA integrada, o sistema passou a ler o conteúdo dos documentos e identificar automaticamente qual colaborador deve receber cada arquivo, com base nas informações presentes no próprio documento.
Trabalhei próximo ao time de desenvolvimento para definir como essa inteligência apareceria para o usuário: como diferenciar visualmente atribuições validadas de inconsistências, como dar controle ao operador nos casos em que a IA não tem certeza e como comunicar transparência sem criar ansiedade sobre os casos não resolvidos automaticamente.
Escala do trabalho
O redesign resultou em mais de 100 telas e múltiplos fluxos revisados ou criados do zero. Para sustentar essa escala com consistência visual e velocidade de entrega, construí um sistema de componentes específico para a feature, com variantes para todos os estados de documento, assinatura e atribuição.
Mapeamento completo da jornada atual e identificação de todos os pontos de fricção
Definição do escopo da v2 e priorização das entregas por impacto
Wireframes dos novos fluxos principais: split, atribuição com IA, assinatura digital
Construção do sistema de componentes para suportar as 100+ telas
Protótipos de alta fidelidade e validação com equipe interna
Handoff documentado para desenvolvimento com todos os estados e edge cases
Uma feature nova, não um update
O que foi entregue não foi um ajuste na feature existente. Foi um produto novo construído sobre a base da MarQHR, com interface completamente reformulada, fluxos redesenhados do zero e inteligência artificial integrada em três pontos críticos da jornada.
Split de documentos nativo
O RH agora divide PDFs diretamente na plataforma, sem precisar sair para ferramentas externas. O sistema permite extrair todas as páginas automaticamente ou selecionar intervalos específicos, com visualização prévia de cada parte antes da confirmação. O ILovePDF virou história.
Atribuição automática com IA
A funcionalidade mais complexa da feature. O sistema lê o conteúdo de cada documento e identifica automaticamente qual colaborador deve receber aquele arquivo, com base nos dados presentes no próprio PDF como nome, CPF e matrícula. O resultado é apresentado em três categorias:
Atribuição validada: documento corretamente correspondido ao colaborador
Atribuição inconsistente: sistema identificou um candidato mas com baixa confiança, operador revisa
Não identificado: documento sem dados suficientes para atribuição automática, operador atribui manualmente
Esse design de transparência foi uma decisão consciente. Em vez de esconder os casos de erro, o sistema os exibe com clareza e dá ao operador controle total sobre a revisão. Confiança em IA não se constrói escondendo as limitações do sistema.
Assinatura digital integrada e log jurídico
O fluxo de assinatura foi completamente redesenhado. O operador cria um fluxo de assinatura diretamente na plataforma, define a ordem dos signatários e acompanha o status em tempo real. Cada documento assinado gera automaticamente um log de assinatura com validade jurídica, com foto do signatário, assinatura manuscrita, CPF, IP, geolocalização, modelo do dispositivo e timestamp, tudo em conformidade com a Medida Provisória 2.200-2/2001.
Os documentos assinados recebem carimbos de assinatura digital visíveis no próprio arquivo, aumentando a transparência e facilitando a validação por terceiros.
Interface nova de ponta a ponta
A tela principal de Gestão de Documentos saiu de uma lista plana de pastas sem hierarquia para uma interface com visão dupla: pastas organizadas por colaborador e galeria de arquivos recentes com preview em card. Adicionamos visualização de PDFs e imagens diretamente na plataforma, ações em massa, product tour para onboarding e microinterações e animações que tornam o feedback do sistema imediato e claro.
O impacto
"Eu demorava 4 dias para enviar todos os holerites para assinatura. Agora são minutos." — Bianca Costa - RH - Cimentos do Norte
Essa frase resume o que uma decisão de produto bem fundamentada produz na prática. O profissional de RH que antes gastava horas em um processo manual recorrente passou a concluir a mesma tarefa em minutos.
+34% de NMRR para a MarQHR diretamente atribuído à feature
+90% de redução no tempo do RH para envio de documentos e coleta de assinaturas
100+ telas entregues com sistema de componentes dedicado
IA integrada para split, atribuição automática e leitura de documentos
Assinatura digital com validade jurídica conforme MP 2.200-2/2001
